eRechnung

Das Friedrich-Loeffler-Institut ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. 

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die gesamte Bundesverwaltung verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1000 € ohne USt) sind in § 3 Abs. 3 der E-Rechnungsverordnung (PDF) (kurz E-RechV) geregelt.

Wir bitten Sie, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen, selbst wenn Sie dazu nicht gesetzlich verpflichtet sein sollten. Als Rechnungssteller profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
• schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
• Ermöglichung einer digitalen und revisionssicheren Archivierung
• Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Eine Rechnung in elektronischer Form (elektronische Rechnung) ist „... eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung sind somit keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU.

Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. 

Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen wollen. Weiterführende Informationen zu einzelnen Themen finden Sie unter den jeweiligen Verlinkungen.

Im Sommer 2025 wurden beide Rechnungseingangsplattformen des Bundes, ZRE und OZG-RE, konsolidiert. Damit sind ab sofort alle Rechnungsempfänger der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung nur noch über die OZG-RE als alleinige Eingangsrechnungsplattform des Bundes erreichbar; die Rechnungsstellung über die ZRE wird ab Q4/2025 eingestellt. Aktuelle Informationen über die Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung über die OZG-RE erhalten Sie auch auf der Informationswebseite des Bundes unter www.e-rechnung-bund.de und in den weiteren Anlagen der Lieferantenkommunikation. 

Schritt 1: Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet? 

Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der E-RechV geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen zu berücksichtigen.

Schritt 2: Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an das Friedrich-Loeffler-Institut einreichen?

Das Friedrich-Loeffler-Institut empfängt elektronische Rechnungen über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE).

Schritt 3: Muss ich mich an der Rechnungseingangsplattform registrieren?

Zur Verwendung der OZG-RE Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg der E-‑Rechnung durchgeführt werden. Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie auf der Webseite E-Rechnung Bund.

Bei technischen Fragen zur Rechnungseingangsplattform wenden Sie sich bitte an die Portalbetreiberin (Bundesdruckerei). Folgende E-Mail-Adresse für den Support ist dort für Rechnungssteller eingerichtet: sendersupport-xrechnung@~@bdr.de. Die Support-Hotline ist über die Rufnummer 030 / 25984436 werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) erreichbar.

Schritt 4: Über welche Kanäle kann ich eine elektronische Rechnung an das Friedrich-Loeffler-Institut versenden?

Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen in der Rechnungseingangsplattform OZG-RE folgende Übertragungskanälezur Verfügung: E-Mail sowie der manuelle Upload (Datei im XML-Format), die Peppol Webseite. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine E‑Rechnung über eine Weberfassung manuell zu erfassen und auf der Plattform einzureichen. Der vom Rechnungssteller präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand auszuwählen. 

Übertragungskanal Peppol: Beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Friedrich-Loeffler-Institut lautet die Peppol Participant-ID: [Peppol Participant-ID]

Schritt 5: Was geschieht nach Versand meiner Rechnung?

Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf den Rechnungseingangsplattform findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft.

Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird uns Ihre Rechnung zur Abholung auf der Plattform bereitgestellt. Nach der Bereitstellung können Sie den Status Ihrer E-‑Rechnung bis zur Abholung über die Plattform einsehen. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei einem Statuswechsel der Rechnung eingerichtet werden.

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers